Finanzas para no financieros: la guía honesta

He acompañado a mucha gente muy buena en lo suyo que sin embargo se ponía nerviosa en cuanto la reunión giraba hacia los números, y no hablo de becarios recién llegados sino de directores comerciales que facturaban millones, de responsables de producción que conocían su fábrica al dedillo o de fundadores que habían levantado un negocio de la nada, personas capaces que en el momento de mirar una cuenta de resultados sentían que aquello estaba escrito en un idioma que nadie se había molestado en enseñarles. Si tú eres una de esas personas quiero que te quedes tranquilo desde la primera línea, porque las finanzas de empresa que necesita quien dirige son un idioma perfectamente aprendible aunque te hayan hecho creer que es coto privado de los contables, y lo único que te ha faltado hasta ahora es que alguien te lo cuente sin refugiarse en la jerga que tanto gusta a quienes quieren parecer imprescindibles.

La expresión finanzas para no financieros describe justo eso, las finanzas de empresa explicadas para el que decide pero no viene de contabilidad, y conviene aclarar de entrada que aprender esto no significa que vayas a llevar tú los asientos ni a rellenar el modelo de impuestos, porque para eso ya tienes a tu gestoría y no es tu trabajo. Lo que sí es tu trabajo, y esto no lo puede delegar nadie que dirija de verdad, es entender qué está pasando en tu negocio cuando alguien te enseña un número, distinguir si vas bien o vas mal, y sobre todo detectar cuándo la foto que te pintan no cuadra con lo que ves cada día en la calle o en el almacén.

Por qué te has atascado hasta ahora, y no es culpa tuya

Antes de contarte qué mirar quiero desmontar la idea de que las finanzas se te resisten porque no se te dan los números, porque en la inmensa mayoría de los casos que he visto el problema no era ese en absoluto. La aritmética que hace falta para dirigir con criterio se reduce a sumar, restar, dividir y calcular porcentajes, nada que no supieras hacer a los doce años, y sin embargo la sensación de ir perdido es muy real, lo que pasa es que nadie te dio el mapa y te soltaron palabras sueltas como amortización, provisión o fondo de maniobra sin decirte dónde encaja cada una, que es tan frustrante como intentar hablar un idioma del que solo conoces el diccionario pero no la gramática.

El otro motivo por el que la gente se atasca es que muchos profesionales de las finanzas, y lo digo con cariño porque es mi gremio, han construido buena parte de su prestigio sobre hacer parecer difícil algo que no lo es tanto, de manera que se han acostumbrado a hablar hacia arriba, con tecnicismos que impresionan pero no explican. Yo he hecho justo el camino contrario durante años, porque como director financiero externo mi trabajo consiste precisamente en sentarme al lado de quien dirige y traducirle sus propios números hasta que los entiende y los hace suyos, y de tanto traducir he acabado convencido de que cualquier concepto financiero que no seas capaz de explicarle a un directivo listo pero sin formación contable es que no lo has entendido tú del todo.

Las tres preguntas que resumen toda la contabilidad

Aquí está el atajo que más me gusta regalar, porque toda la información financiera de una empresa, por complicada que parezca la memoria de una gran compañía, se puede reducir a tres preguntas muy sencillas que se responden con tres documentos distintos. La cuenta de resultados te dice si el negocio gana dinero, el balance te dice qué tiene la empresa y qué debe, y el flujo de caja, que es el que más disgustos ahorra, te dice si vas a poder pagar a fin de mes. Tres documentos, tres cosas distintas, y ahí dentro está casi todo, de modo que si interiorizas que cada uno contesta a lo suyo y no a lo de los otros dos, ya has entendido más de finanzas que mucha gente que lleva años firmando cuentas sin mirarlas.

Si ganas dinero: la cuenta de resultados

La cuenta de resultados es la película de un periodo, normalmente un año o un trimestre, y se lee de arriba abajo como una cascada que arranca en tus ventas y va restando gastos por bloques hasta llegar al beneficio final, de modo que cada escalón te dice algo distinto sobre la salud del negocio. Aprender a leerla despacio es probablemente lo más rentable que puedes hacer con tu tiempo, porque te enseña dónde se te va el dinero y qué margen te queda realmente después de cada tipo de gasto, y por eso dedico un artículo entero a explicar cómo leer un estado de resultados sin perderte en ninguno de sus escalones.

Qué tienes y qué debes: el balance

El balance funciona distinto, porque es una foto fija tomada un día concreto, y en esa foto aparece por un lado todo lo que la empresa posee y por otro de dónde ha salido el dinero para tenerlo, es decir, cuánto han puesto los socios y cuánto se debe a bancos y proveedores. Mucha gente le tiene un respeto exagerado al balance cuando en realidad cuenta una historia muy humana, la de con qué recursos cuentas y a quién se los debes, y una vez le pierdes el miedo se convierte en una herramienta cotidiana, como explico paso a paso en cómo leer un balance sin ser contador.

Si vas a poder pagar: el flujo de caja

Y llegamos al documento que más quebraderos de cabeza ahorra y que, curiosamente, es el que menos se mira, el flujo de caja, que sencillamente sigue el rastro del dinero que entra y sale de la cuenta para decirte si a fin de mes vas a tener con qué pagar. Insisto tanto en él porque el error más caro y más repetido que veo en las empresas es confundir el beneficio con el dinero disponible, dos cosas que parecen lo mismo y no lo son en absoluto, hasta el punto de que un negocio puede estar dando beneficios sobre el papel y quedarse sin efectivo para pagar las nóminas, una trampa que explico con detalle en por qué tienes beneficios pero no dinero.

El error que quiero que no cometas nunca

Si te olvidas de todo lo demás no pasa nada, pero esto no lo pierdas de vista, porque es lo que me he encontrado detrás de casi todos los sustos serios: con el beneficio hay margen de interpretación, porque decides cuándo reconoces una venta o cómo repartes el gasto de una máquina entre varios años, mientras que con lo que había en el banco el día 30 no hay conversación posible, o estaba el dinero o no estaba, y esa es justo la cifra que a mí me quita el sueño. He visto empresas rentables cerrar por falta de caja y empresas que perdían dinero aguantar años porque cobraban al contado y pagaban a noventa días, y esa aparente paradoja se entiende en cuanto separas mentalmente las dos ideas y dejas de usar beneficio y dinero como si fueran sinónimos.

Cuánto se tarda en aprender esto de verdad

La pregunta que más me hacen los directivos que arrancan de cero es cuánto tiempo van a necesitar, y mi respuesta honesta les suele sorprender, porque los cimientos que de verdad cambian tu forma de decidir se colocan en cuestión de semanas, no de años, siempre que aprendas con tus propios números delante y no con ejemplos de manual que no tienen nada que ver con tu negocio. Lo que lleva años es la maestría fina del especialista, la que necesita quien va a firmar cuentas o a diseñar una operación compleja, pero esa maestría ni la necesitas ni es tu papel, y confundir el nivel de directivo con el nivel de experto es justo lo que hace que mucha gente capaz tire la toalla antes de tiempo pensando que esto no es para ellos.

Por eso cuando diseñé el curso de finanzas para directivos lo construí al revés de como se enseñan normalmente estas cosas, empezando por las preguntas que de verdad se hace quien dirige y no por las definiciones del temario, porque lo que buscas no es aprobar un examen sino llegar a la próxima reunión de resultados pudiendo decir "este margen ha caído tres puntos, ¿por qué?" sin que te tiemble la voz, en lugar de asentir con la cabeza para que no se note que estás perdido.

Por dónde empezar mañana mismo

Al final esto va de una cosa muy concreta, y es que son las mismas finanzas de siempre pero contadas en un idioma que puedes usar en tu reunión del lunes, así que no te agobies queriendo aprenderlo todo de golpe ni te pongas a memorizar definiciones que se te van a olvidar en una semana. Coge tus propios números, no los de ningún manual, y empieza por lo que más disgustos evita, que es tener siempre presente si el beneficio que ves en el papel se ha convertido de verdad en dinero en la cuenta; con eso interiorizado ya vas por delante de mucha gente que firma cuentas sin mirarlas. A partir de ahí ve leyendo tu cuenta de resultados con calma y perdiéndole el respeto al balance, y en unas pocas semanas te vas a sorprender de lo distinto que se ve tu propia empresa cuando dejas de mirar los números como un idioma ajeno.